Benachrichtigungseinstellungen

Benachrichtigungen

Der Tab Benachrichtigungen ist der Ort, an dem Sie E-Mail-Warnungen konfigurieren, die automatisch verschickt werden, wenn etwas in der Werkstatt passiert. Drei Kategorien von Ereignissen werden unterstützt, jede mit eigenem Abschnitt, eigenen Empfängern und eigener E-Mail-Vorlage.

Öffnen Sie den Tab über App-Einstellungen → Benachrichtigungen.

E-Mail-Benachrichtigungen sind einfacher als Webhooks. Für Slack / Teams / ERP / beliebige HTTP-Integrationen verwenden Sie Webhooks; für „Pinge jemandem das Postfach, wenn X passiert” verwenden Sie diesen Tab.

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Inhaltsverzeichnis

1. Wozu dieser Tab dient
2. Die drei Benachrichtigungsarten
3. Benachrichtigungen bei blockierter Aufgabe
4. Benachrichtigungen bei bereiter Bestellung
5. Benachrichtigungen bei in Abteilung abgeschlossener Bestellung
6. E-Mail-Vorlagen und Platzhalter
7. Empfängerlisten
8. Aktiviert-Flag
9. Woher Benachrichtigungen gesendet werden
10. Tipps und Best Practices

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Wozu dieser Tab dient

Drei Regelwerke, jedes auf einer separaten Karte:

Abschnitt	Auslöser
Benachrichtigungen bei blockierter Aufgabe	Ein Mitarbeiter markiert eine beliebige Aufgabe am Kiosk als blockiert.
Benachrichtigungen bei bereiter Bestellung	Die erste Karte einer Bestellung erreicht einen bestimmten überwachten Arbeitsplatz.
Benachrichtigungen bei in Abteilung abgeschlossener Bestellung	Die letzte Aufgabe einer Bestellung in einer bestimmten Abteilung wird abgeschlossen.

Der erste Abschnitt ist eine einzelne globale Regel (eine E-Mail-Liste); der zweite und dritte sind Regellisten pro Arbeitsplatz / pro Abteilung, sodass Sie unterschiedliche Empfänger für unterschiedliche Teams haben können.

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Die drei Benachrichtigungsarten

Benachrichtigungen bei blockierter Aufgabe

Eine einfache Karte mit:

• Aktivierungsschalter — ein- oder ausschalten.
• Empfänger-E-Mails — eine dynamische Liste von E-Mail-Eingaben (bis zu 5).
• Speichern-Schaltfläche.

Jedes Mal, wenn irgendein Mitarbeiter irgendeine Aufgabe am Kiosk blockiert, erhält jeder Empfänger auf dieser Liste eine E-Mail mit einer Zusammenfassung:

• Der Auftrag und die Bestellung.
• Der Arbeitsplatz.
• Die Notiz zum Grund der Blockade.
• Der Mitarbeiter, der blockiert hat.

Verwenden Sie dies als Eskalation an Schichtleiter — wenn ein Blocker auftritt, erfährt die richtige Person innerhalb von Minuten davon.

Benachrichtigungen bei bereiter Bestellung

Eine Liste von Regeln pro Arbeitsplatz. Jede Regel sagt: „Wenn die erste Karte einer Bestellung am Arbeitsplatz X ankommt, sende diesen Personen eine E-Mail.”

Die Karte zeigt eine Tabelle:

Spalte	Was sie zeigt
Arbeitsplatz	Welche Station diese Regel auslöst.
Empfänger	Anzahl der Empfänger.
Aktiviert	Grün, wenn an, grau, wenn aus.
Aktionen	Bearbeiten, Löschen.

Klicken Sie auf Regel hinzufügen, um den Dialog zu öffnen (siehe unten). Eine Regel pro Arbeitsplatz – bereits durch eine Regel abgedeckte Arbeitsplätze zeigen im Arbeitsplatz-Dropdown eine „in Verwendung”-Markierung, sodass Sie keine Duplikate erstellen können.

Verwenden Sie dies für Übergaben zwischen Teams — z. B., wenn die erste Karte einer Bestellung den Arbeitsplatz Verpackung erreicht, wird das Team des Versandkoordinators benachrichtigt, dass die Bestellung fast aus dem Haus geht.

Benachrichtigungen bei in Abteilung abgeschlossener Bestellung

Gleiches Muster wie Bestellung bereit, aber pro Abteilung statt pro Arbeitsplatz. Jede Regel sagt: „Wenn die letzte Aufgabe einer Bestellung in Abteilung X abgeschlossen ist, sende diesen Personen eine E-Mail.”

Verwenden Sie dies für Phasenabschlüsse — z. B., wenn die Arbeit der Abteilung Lackierung an einer Bestellung fertig ist, weiß die nachgelagerte Verpackung, dass die Bestellung abholbereit ist.

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E-Mail-Vorlagen und Platzhalter

Wenn Sie eine Regel hinzufügen oder bearbeiten (in „Bestellung bereit” oder „Bestellung abgeschlossen”), enthält der Dialog:

• Arbeitsplatz / Abteilung-Dropdown.
• E-Mail-Betreff — eine einzeilige Eingabe.
• E-Mail-Text — ein mehrzeiliges Textfeld.
• Platzhalter-Token-Schaltflächen — klicken, um einen Token an der Cursorposition (oder am Ende des Feldes) in Betreff oder Text einzufügen.

Verfügbare Tokens variieren leicht je nach Regeltyp:

Token	Wird ersetzt durch…
{order_no}	Die Referenznummer der Bestellung.
{client_name}	Der Name des Kunden.
{workstation} (nur Bestellung bereit)	Der Name des überwachten Arbeitsplatzes.
{department} (nur Bestellung abgeschlossen)	Der Name der Abteilung.
{job_count}	Wie viele Aufträge betroffen waren.
{job_names}	Eine kommagetrennte Liste von Auftragsnamen.

Klicken Sie auf eine der Token-Schaltflächen unter den Eingabefeldern, um ihn einzufügen. Ein typischer E-Mail-Text könnte sein:

„Bestellung {order_no} für {client_name} ist nun bereit an {workstation}. {job_count} Auftrag/Aufträge: {job_names}. Bitte bei Gelegenheit abholen.”

Die Vorlage wird beim Versand mit den tatsächlichen Werten gerendert. Tokens, die nicht zutreffen (z. B. {workstation} in einem Text für „Bestellung abgeschlossen”), werden einfach als wörtlicher Text gerendert.

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Empfängerlisten

Jede Regel (und die globale Regel „Aufgabe blockiert”) hat eine Liste von Empfänger-E-Mails:

• Maximal 5 Empfänger pro Regel.
• Hinzufügen- / Entfernen-Schaltflächen zur Verwaltung der Liste.
• Leere Eingaben werden beim Speichern verworfen.
• Das E-Mail-Format wird validiert.

Brauchen Sie mehr als 5 Empfänger? Erstellen Sie einen Verteiler-Alias in Ihrem E-Mail-System (z. B. [email protected]) und fügen Sie den Alias als einzelnen Empfänger hinzu.

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Aktiviert-Flag

Jede Regel hat ihren eigenen Aktiviert-Schalter. Das Ausschalten behält die Regel im System (Empfänger, Vorlage, Arbeitsplatz/Abteilung), bringt sie aber zum Schweigen.

Nützlich für:

• Vorübergehendes Pausieren von Warnungen während einer geplanten Auszeit oder eines Umbaus.
• Regeln im Voraus erstellen und erst aktivieren, wenn alles konfiguriert ist.
• Schichtabdeckung schnell umschalten, ohne die Regel zu entfernen.

Der Aktiviert-Zustand wird als grün-/grauer Indikator in der Regeltabelle angezeigt.

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Woher Benachrichtigungen gesendet werden

• Die Absenderadresse ist die Firmen-E-Mail Ihres Kontos (in den Allgemeinen Einstellungen festgelegt).
• Der Mail-Transport verwendet das für Ihr Konto konfigurierte SMTP-Setup (dies ist Backend-Konfiguration; wenden Sie sich an den Support, falls die Zustellung fehlschlägt oder als Spam markiert wird).
• Benachrichtigungen werden asynchron versendet – es gibt eine kleine Verzögerung zwischen dem Ereignis und dem Eintreffen der E-Mail.

Schlägt eine Benachrichtigung beim Senden fehl, wird der Fehler serverseitig protokolliert, blockiert aber das zugrunde liegende Ereignis nicht (eine blockierte Aufgabe ist immer noch blockiert, auch wenn die Warn-E-Mail nie rausgeht).

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Tipps und Best Practices

• Übertreiben Sie es nicht mit Benachrichtigungen. Eine Regel, die zu oft feuert, ist eine Regel, die ignoriert wird. Wählen Sie die Ereignisse, die wirklich jemandes Aufmerksamkeit brauchen — Aufgabe blockiert an kritischen Maschinen, nicht bei jeder kleinen Hürde.
• Verwenden Sie Verteiler-Aliase für Teams. „versand-team@…” ist ein einziger Empfänger-Slot, erreicht aber alle im Versand. Einfacher zu verwalten, wenn Personal wechselt.
• Machen Sie Betreffs überfliegbar. Beginnen Sie mit dem wichtigsten Token: [BLOCKIERT] {order_no} liest sich besser als Aufgaben-blockiert-Update für Bestellung {order_no}.
• Halten Sie Texte kurz. Werkstattmitarbeiter lesen Warnungen oft auf ihren Smartphones – maximal drei Zeilen, mit dem handlungsrelevanten Teil zuerst.
• Verwenden Sie den Aktiviert-Schalter für Schichtabdeckung. Soll eine Regel nur in der Tagschicht feuern, können Sie morgens und abends manuell umschalten – oder zwei Regeln mit unterschiedlichen Empfängern schreiben und zwischen ihnen wechseln.
• Kombinieren Sie mit Webhooks. E-Mail ist für Menschen; Webhooks sind für Systeme. Ein Blocker kann sowohl den Schichtleiter per E-Mail benachrichtigen als auch einen Slack-Webhook in den Team-Kanal auslösen — kein Konflikt.
• Testen Sie durch Auslösen des Ereignisses. Eine echte Testaufgabe blockieren → bestätigen, dass die E-Mail ankommt → Formatierung prüfen. Überraschungen abfangen, bevor Sie 12 Regeln aufsetzen und dann merken, dass ein Platzhalter nicht so gerendert hat, wie Sie erwartet haben.
• Empfänger an den Ereignis-Bereich anpassen. Eine Regel Lackiererei-Abschluss sollte den Zuschnitt-Leiter nicht per E-Mail benachrichtigen; enges Targeting hält das Signal hoch.