Admin-Bereich Übersicht

Der Admin-Bereich ist die Zentrale, in der Ihr Betrieb vom Eingang einer Bestellung bis zum letzten abgeschlossenen Zeiteintrag am Schichtende durchgängig verwaltet wird. Er ist klar abgegrenzt vom Kiosk (der überwiegend lesenden Ansicht für die Werkstatt) und vom Kundenportal (der öffentlichen, schreibgeschützten Ansicht, die Kunden für ihre eigene Bestellung sehen). Der Admin-Bereich richtet sich an Manager, Planer, Schichtleiter und Backoffice-Mitarbeiter.

Diese Seite bietet einen Überblick über die vier wichtigsten Seiten des Admin-Bereichs — Dashboard, Produktion, Aufträge und Zeiterfassung — und zeigt, wie diese ineinandergreifen. Jeder Abschnitt verweist auf die jeweilige Detaildokumentation.

Für wen der Admin-Bereich gedacht ist

Der Admin-Bereich ist klar nach Rollen ausgerichtet:

Manager / Inhaber — Überblick über den Betrieb, KPIs, Planung, Anpassungen, Abrechnung.
Planer / Koordinatoren — Bestellungen in Aufträge überführen, Arbeitsplätze zuweisen, Terminierung.
Schichtleiter — laufende Arbeit überwachen, Blockaden lösen, Zeiten prüfen.
Backoffice — Kunden und Bestellungen verwalten, Berichte exportieren, externe Systeme anbinden.

Alle, die in der Werkstatt ein- und ausstempeln, nutzen den Kiosk (ein Tablet oder Terminal neben jedem Arbeitsplatz) oder die Mobile App — der Admin-Bereich wird für deren tägliche Arbeit nicht benötigt.

Wie die vier Kernseiten zusammenspielen

Stellen Sie sich den Admin-Bereich als Trichter vor, der dem Lebenszyklus der Arbeit folgt:

        ┌─────────────┐
        │  DASHBOARD  │   ← Heute auf einen Blick: KPIs, Navigation, Kiosk-URL-Generator
        └──────┬──────┘
               │
        führt zu…
               │
   ┌───────────┼────────────┐
   ▼           ▼            ▼
┌──────────┐ ┌────────┐ ┌──────────────┐
│Bestellung│ │Aufträge│ │ Zeiterfassung│
└────┬─────┘ └───┬────┘ └──────┬───────┘
     │          │              │
   Kunde     Produkt         Arbeit
     │          │              │
     └──────────┴──────────────┘
                │
       laufen alle zusammen in…
                ▼
        ┌──────────────┐
        │  PRODUKTION  │   ← Live-Kanban / Tabelle der laufenden Arbeit
        └──────────────┘

In Worten:

Eine Bestellung (eine Kundenbestellung) enthält einen oder mehrere Aufträge (zu fertigende Produkte).
Jeder Auftrag ist in Arbeitsplatz-Schritte unterteilt (den Workflow).
Die Produktion-Seite zeigt diese Arbeitsplatz-Schritte als Live-Kanban-Spalten oder Tabellenzeilen, damit die Werkstatt gesteuert werden kann.
Wenn Mitarbeiter ein- und ausstempeln, sammeln sich Einträge in der Zeiterfassung und fließen in den Gesamtarbeitsaufwand pro Auftrag ein.
Das Dashboard ist der Einstiegspunkt mit schnellen Kennzahlen und Verknüpfungen zu allen Bereichen.

Dashboard — Ihre Startseite

Das Dashboard sehen Sie direkt nach dem Anmelden (Pfad: /dashboard). Es ist eine Lande- und Navigationsseite und kein Arbeitsbereich — die eigentliche Arbeit findet auf den verlinkten Seiten statt.

Was Sie hier finden

Drei nebeneinander angeordnete Karten:

Produktion — Verknüpfungen zu den drei operativen Seiten (Produktion, Aufträge, Bestellungen) mit Anzahl-Badges.
Kiosk-URL — Wählen Sie eine Ihrer benutzerdefinierten Kanban-Ansichten aus der Auswahlliste, um die öffentliche Kiosk-URL zu öffnen oder zu kopieren. Falls Sie noch keine Ansichten erstellt haben, finden Sie darunter einen Link Neue Kiosk-Ansicht erstellen →.
Konfiguration — Verknüpfungen zu den Konfigurationsseiten (Arbeitsplätze, Abteilungen, Auftragsvorlagen, Mitarbeiter, Einstellungen) mit Entitätsanzahlen.

Siehe Dashboard-Seite für die vollständige Referenz.

Warum Sie hierher zurückkehren

Als Erstes am Morgen — schneller Sprung in Produktion oder Aufträge.
Wenn Sie eine Kiosk-URL benötigen — Ansicht wählen, URL kopieren, auf dem Gerät einfügen.
Als Startrampe — jede andere Admin-Seite ist über die Konfigurationskarte einen Klick entfernt.

Produktion — der Live-Werkstattüberblick

Die Produktion-Seite (Pfad: /production) ist die operative Zentrale Ihres Boards. Hier lebt die Werkstatt — jeder Auftrag, der gerade läuft, wer woran arbeitet, was fertig ist, was blockiert ist und was darauf wartet, übernommen zu werden.

Wichtigste Funktionen

Drei integrierte Ansichten: eine dichte Aufträge-Datentabelle, ein Arbeitsplätze-Kanban (eine Spalte pro Arbeitsplatz) und ein Abteilungen-Kanban (pro Abteilung filterbar).
Benutzerdefinierte Kanban-Ansichten — definieren Sie eigene Ansichten mit Filterumfang (z. B. „Lackiererei heute”, „Endabnahme”) unter App-Einstellungen → Kanban-Ansichten. Jede erhält eine öffentliche Kiosk-URL.
Drag & Drop — verschieben Sie Karten zwischen Arbeitsplätzen, um Arbeit fortzubewegen. Karten lassen sich umsortieren, um Prioritäten zu setzen.
Aktive-Mitarbeiter-Badges — jeder eingestempelte Mitarbeiter erscheint in der Kopfleiste. Klicken Sie eines an, um die Ansicht auf seinen aktuellen Auftrag zu filtern.
Filter & Ausblende-Schalter — beliebig viele Filter kombinieren (Status, Kunde, Datum, Menge, blockiert, …) plus Schnellschalter für Archivierte ausblenden / Abgeschlossene ausblenden / Entwürfe ausblenden.
Druckansicht / Kiosk-URL — Schnappschuss als Bild exportieren oder eine schreibgeschützte Live-Kiosk-URL für Wandbildschirme öffnen.
Live-Aktualisierungen — das Kanban prüft im Hintergrund auf Änderungen; was Sie sehen, entspricht dem aktuellen Stand der Werkstatt.

Wann Sie sie nutzen

Tägliche Standups — Bildschirm teilen oder auf einen TV spiegeln.
Im Tagesverlauf — Arbeit entlang des Workflows ziehen, blockierte Aufgaben lösen, Engpässe beobachten.
Wenn Kunden anrufen — finden Sie deren Bestellung in der Tabelle und sehen Sie auf einen Blick, wo sie steht.

→ Siehe Produktion für die vollständige Referenz.

Aufträge — der Arbeitskatalog

Die Aufträge-Seite (Pfad: /jobs) ist die Hauptliste aller jemals erfassten Aufträge. Während es bei Produktion um das Jetzt geht, geht es bei Aufträgen um den gesamten Katalog.

Wichtigste Funktionen

Volltextsuche über Name, Referenznummer, Bestellnummer und Kunde.
Status- und Kategoriefilter plus spaltenweise Sortierung.
Anpassbare Spalten — ausblenden / umsortieren, pro Browser gespeichert.
Neue Aufträge einzeln hinzufügen oder per CSV-Import in großer Zahl (mit Dublettenerkennung über externe ID + Quelle).
Auftrags-Bearbeitungspanel mit Registerkarten für Allgemein, Arbeitsplätze, Auftragsprotokolle, Zeichnungen, Zeiterfassung und (optional) Workflow.
Vorlagen — vordefinierte Workflows auf neue Aufträge anwenden oder den Workflow eines Auftrags als wiederverwendbare Vorlage speichern.
Barcode-Etikettendruck — druckbares PDF für jeden Auftrag mit benutzerdefinierter Feldanzeige erzeugen.
CSV-Export — gefilterte Liste für Berichte oder externe Systeme herunterladen.

Wann Sie sie nutzen

Aufträge erstellen — manuell, per CSV oder per API-Integration aus einem vorgelagerten System.
Auftragsdetails bearbeiten — Mengen, Termine, Status, Beschreibungen, Zeichnungen.
In einen Auftrag eintauchen — die vollständige Historie, jeden Protokolleintrag, jeden Zeiteintrag, jede hochgeladene Zeichnung einsehen.
Massenoperationen — gefilterte Teilmengen exportieren, aus CSV importieren.

→ Siehe Aufträge für die vollständige Referenz.

Zeiterfassung — das Arbeitszeit-Auditlog

Die Zeiterfassung-Seite (Pfad: /time-tracking) ist Ihr Auditlog jedes abgeschlossenen Zeiteintrags, der auf Aufträge und Arbeitsplätze gebucht wurde.

Wichtigste Funktionen

Eine Zeile pro abgeschlossenen Eintrag — Mitarbeiter, Auftrag, Bestellung, Arbeitsplatz, Start / Stopp / Dauer.
Suche über Mitarbeiter, Auftrag und Bestellung — jeweils nach Name und Referenznummer.
Auftragsübersicht — öffnen Sie die Zeiterfassung-Registerkarte eines Auftrags, um insgesamt erfasste vs. geschätzte Zeit, Anzahl der Einträge und Anzahl der Mitarbeiter zu sehen (Aufträge über Budget werden rot hervorgehoben).
Manuelles Nachtragen — Eintrag von Hand ergänzen, wenn jemand vergessen hat einzustempeln.
Einträge bearbeiten — Start-/Stoppzeitstempel anpassen mit optionaler Begründung (die im Auftragsprotokoll landet).
Manuelles Stoppen vergessener aktiver Timer oder Verwendung von Cron Jobs, um diese am Schichtende automatisch zu schließen.
Webhook-Integration — jeder Eintrag löst ein time_log_saved-Ereignis aus, das Sie an Lohnabrechnung, Abrechnung oder ein Dashboard weiterleiten können.

Wann Sie sie nutzen

Lohnabrechnungsprüfung — Stunden pro Mitarbeiter und Zeitraum.
Auftragskalkulation — tatsächlichen Arbeitsaufwand auf einem bestimmten Auftrag einsehen.
Anomalien untersuchen — ungewöhnlich lange Einträge, fehlende Stempelvorgänge, auffällige Muster.

→ Siehe Zeiterfassung für die vollständige Referenz.

Wo Sie alles Übrige finden

Die vier obigen Seiten bilden den operativen Kern, doch der Admin-Bereich bietet mehr. Die Seitenleiste gruppiert alles unter drei Überschriften — Plattform, Produktion und Konfiguration. Ganz unten befindet sich eine Reihe von Hilfslinks: Mobile Apps, Shop-Integrationen und Dokumentation — diese öffnen die entsprechenden Seiten auf apslo.com in einem neuen Tab und sind als schnelle Referenzen gedacht, nicht als In-App-Bildschirme. Darunter befindet sich Ihr Profilmenü (klicken Sie auf Ihren Namen) mit Benutzereinstellungen und einer Abmelden-Aktion.

Bereich	Zweck
Bestellungen	Kundenebene — Bestellungen, Kontakte, Rechnungs-/Lieferadressen, Quelle, Kundenportal-Links
Arbeitsplätze	Die physischen und logischen Stationen, durch die Arbeit fließt
Abteilungen	Gruppen von Arbeitsplätzen. Auf Konten, die Namensgebung verwenden, in Phasen (oder beliebig anderes) umbenannt.
Auftragsvorlagen	Häufige Workflows einmal speichern, auf viele Aufträge anwenden
Mitarbeiter	Werkstattmitarbeiter und deren PINs verwalten (für die Kiosk-Anmeldung)
Benutzer	Anmeldekonten für den Admin-Bereich (E-Mail + Passwort)
Konfiguration / App-Einstellungen	Der vollständige Einstellungsbildschirm — siehe Zeilen unten
App-Einstellungen → Allgemein	Firmenlogo, Name, Kontakt, Standardwährung
App-Einstellungen → Produktionseinstellungen	Auftragsstatus, Kategorien, Bestellquellen
App-Einstellungen → Namensgebung	Produktion / Aufträge / Bestellungen / Arbeitsplätze / Abteilungen / Auftragsvorlagen in der Seitenleiste umbenennen
App-Einstellungen → Kanban-Ansichten	Benutzerdefinierte Kanban- / Kiosk-Ansichten
App-Einstellungen → Benutzergruppen	Modul-Zugriffssteuerung
App-Einstellungen → Webhooks	Ereignisse an Slack, Teams, ERP oder beliebige HTTP-Endpunkte senden
App-Einstellungen → Benachrichtigungen	E-Mail-Alarme für Aufgabe blockiert / Bestellung bereit / Phase abgeschlossen
App-Einstellungen → Cron Jobs	Liegengebliebene Timer planmäßig automatisch schließen
App-Einstellungen → Widget	Einbettbares Bestellstatus-Widget für Ihre Website
App-Einstellungen → Etikett	Maße der Barcode-Etiketten konfigurieren
Benutzereinstellungen (Profilmenü)	Alle persönlichen Einstellungen: Profil, Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Abrechnung, Darstellung
API-Schlüssel (Profilmenü)	Persönliche API-Tokens für Skripte und Integrationen

Typische tägliche Arbeitsabläufe

Einige häufige Wege durch den Admin-Bereich:

Morgens — was steht heute an?

Dashboard → Blick auf das Testversion-Banner, KPI-Zahlen und das Aktive-Aufträge-Widget.
Produktion → Arbeitsplätze-Kanban öffnen. Auf blockierte Aufgaben prüfen. Auf Karten achten, die sich in einer Spalte stauen (Engpass).
Aufträge → nach Status = In Produktion filtern und nach Fertigstellungsdatum aufsteigend sortieren, um zu sehen, was zuerst fällig ist.

Eine neue Bestellung trifft von Shopify ein

Bestellungen → Die Bestellung erscheint automatisch über die Shopify-Integration, verknüpft mit der Quelle shopify.
Aufträge → Einzelne Produkte aus der Bestellung werden als Aufträge angelegt, mit Arbeitsplätzen aus der Standardvorlage.
Produktion → Die Karten des neuen Auftrags erscheinen am ersten Arbeitsplatz im Workflow, bereit zur Übernahme.

Ein Kunde ruft an und fragt nach seiner Bestellung

Bestellungen → Suche nach Name / Telefon / E-Mail / externer ID.
Klicken Sie auf das Folder-Kanban-Symbol → springt direkt zu Produktion, gefiltert nach der Referenznummer dieser Bestellung.
Sehen Sie genau, wo jede Position derzeit in der Werkstatt steht.
Geben Sie dem Kunden den Kundenportal-Link (Symbol für externen Link), damit er sich beim nächsten Mal selbst informieren kann.

Schichtende

Cron Jobs → bereits auf 17:00 Uhr konfiguriert. Jeder aktive Timer im Montageteam wird automatisch geschlossen.
Zeiterfassung → Heutige Einträge prüfen. Anomalien anpassen.
Produktion → Abgeschlossene ausblenden aktivieren, um nur die für morgen verbleibende Arbeit zu sehen.

Eine neue Produktlinie hinzufügen

Auftragsvorlagen → eine Vorlage erstellen, die den Workflow des neuen Produkts beschreibt (welche Arbeitsplätze, in welcher Reihenfolge, mit welchen Schätzungen).
Aufträge → Neue Bestellungen für dieses Produkt erhalten automatisch den Workflow. CSV-Importe können die Vorlage explizit benennen.

Berechtigungen und Sichtbarkeit

Was in der Seitenleiste und auf dem Dashboard erscheint, hängt ab von:

Den Modul-Abonnements Ihres Kontos — Produktion ist immer vorhanden; CRM (Leads/Angebote/Aufgaben) ist optional.
Dem Modulzugriff Ihrer Benutzergruppe — pro Gruppe festgelegt in App-Einstellungen → Benutzergruppen. Ein Benutzer ohne Modul Konfiguration sieht keine App-Einstellungen; ein Benutzer ohne CRM sieht keine Leads/Aufgaben/Angebote.
Den Kanban-Ansichten, auf die Sie Zugriff haben — ebenfalls pro Gruppe festgelegt.

Das bedeutet, dass zwei Benutzer, die denselben Admin-Bereich öffnen, unterschiedliche Karten auf dem Dashboard sehen können. Es gibt keine versteckten Daten — was Sie nicht sehen, ist das, wozu Ihre Gruppe nicht berechtigt ist.

Anpassen, was Sie sehen

Mehrere Elemente im Admin-Bereich sind anpassbar. Kurze Übersicht, wo Sie was tun:

Möchten Sie…	Gehen Sie zu…
„Aufträge” / „Produktion” / „Bestellungen” / „Arbeitsplätze” in der Seitenleiste umbenennen	App-Einstellungen → Namensgebung
Farben und Reihenfolge der Auftragsstatus ändern	App-Einstellungen → Produktionseinstellungen
Eine benutzerdefinierte Werkstattansicht hinzufügen	App-Einstellungen → Kanban-Ansichten
Eine neue eingehende Bestellquelle hinzufügen	App-Einstellungen → Bestellquellen
Liegengebliebene Timer am Schichtende automatisch schließen	App-Einstellungen → Cron Jobs
Ereignisse an Slack / Teams / ERP senden	App-Einstellungen → Webhooks
Anpassen, welche Spalten in Tabellen erscheinen	Pro-Seiten-Zahnrad-Symbol (pro Browser, pro Benutzer gespeichert)
Ändern, welche integrierte Ansicht in Produktion geladen wird	Einmal auswählen — die Wahl wird pro Browser gespeichert
Einschränken, welche Module ein Benutzer verwenden kann	App-Einstellungen → Benutzergruppen
Währung / Firmeninformationen ändern	App-Einstellungen → Allgemein
Etiketten-Layout konfigurieren	App-Einstellungen → Etikett

Die meisten dieser Einstellungen aktualisieren den Admin-Bereich sofort für alle — kein Cache zu leeren, keine Aktualisierung erforderlich.

Nächste Schritte

Für tiefer gehende Details zu jeder Kernseite lesen Sie die zugehörige Dokumentation:

Produktion-Seite — Kanban, Tabelle, benutzerdefinierte Ansichten, Filter, Drag & Drop
Aufträge-Seite — Katalog, Panel, Vorlagen, CSV, Etiketten
Bestellungen-Seite — Kunden, Kontakte, Kundenportal, quellbasierte Eingrenzung
Zeiterfassung-Seite — Auditlog, manuelle Einträge, Bearbeitung, Übersichten
Webhooks — Echtzeit-Ereignisse an externe Systeme senden
Cron Jobs — geplante Endpunkte zum Schließen von Timern