Bestellungen-Seite

Die Bestellungen-Seite ist die Hauptliste aller Kundenbestellungen in Ihrem Board. Während die Aufträge-Seite einzelne Produkte verfolgt, die gefertigt werden, verfolgt die Bestellungen-Seite die Kunden und Bestellungen, zu denen diese Produkte gehören — Kontaktinformationen, Rechnungs-/Lieferadressen, Bestelldaten, Lieferdaten, Gesamtwerte und die Quelle, aus der die Bestellung kam (manueller Eintrag, Shopify, WooCommerce, API usw.).

Jede Bestellung in diesem System steht für eine Kundenbestellung — typischerweise mit einem einzelnen Kunden, einem oder mehreren Aufträgen (Produkten) und einer Gesamtsumme auf Bestellebene. Öffnen Sie die Seite über die Hauptseitenleiste (Bestellungen) oder über /orders.

Bestellungen-Seite

Hinweis zur Terminologie: intern wird diese Ressource auch als „Kunde/Projekt” bezeichnet — Sie werden diese Formulierung in einigen Panels und Formularen sehen. In der Benutzeroberfläche und in diesem Dokument verwenden wir durchgängig Bestellung.

Inhaltsverzeichnis

Wofür diese Seite gedacht ist
Aufbau der Seite
Suchen und Sortieren
Spaltensichtbarkeit und -reihenfolge
Neue Bestellung hinzufügen
Bestellung bearbeiten — das Bestell-Panel
Zeilenaktionen
Bestellquellen
Angebot mit einer Bestellung verknüpfen
Bestellung löschen
Wie Bestellungen mit Aufträgen und Produktion zusammenhängen
Bestellungen-Seite anpassen
Tipps und bewährte Verfahren

Wofür diese Seite gedacht ist

Die Bestellungen-Seite beantwortet diese Fragen:

Wer sind unsere Kunden? — jeder Kunde mit mindestens einer Bestellung im System.
Was hat jeder bestellt? — tauchen Sie in eine Bestellung ein, um die Liste der zugeordneten Aufträge (Produkte) zu sehen.
Woher kam die Bestellung? — manueller Eintrag, ein E-Commerce-Shop, eine API-Integration, ein CSV-Import, …
Was ist wann fällig? — Bestelldaten und Lieferdaten erscheinen natürlich in der Liste.
Wie kontaktieren wir sie? — E-Mail, Telefon, Firma, Rechnungs-/Lieferadressen sowie eine beliebige Anzahl zusätzlicher Kontakte pro Bestellung.
Wie lautet unser öffentlicher Link, den wir teilen können? — jede Bestellung hat einen Tracking-Link zum Kundenportal.

Verwenden Sie sie als:

Ein leichtgewichtiges CRM für alle, die bei Ihnen gekauft haben.
Eine Kommandozentrale für eine bestimmte Bestellung — öffnen Sie sie, sehen Sie die Aufträge, springen Sie in die Produktion, drucken Sie Etiketten.
Eine Single Source of Truth für vorgelagerte Integrationen — Bestellungen, die von Shopify/WooCommerce/etc. synchronisiert werden, landen alle hier.

Aufbau der Seite

Quer durch die obere Symbolleiste, von links nach rechts:

Suchfeld — Freitextsuche über Name, Ref-Nr., E-Mail, Telefon, Firma, externe ID und Quelle.
Auswahl Anzahl pro Seite — 5, 10, 25, 50 oder 100 Bestellungen pro Seite.
Spalteneinstellungen (Zahnrad-Symbol) — Spaltensichtbarkeit umschalten und Spalten neu sortieren.
Bestellung hinzufügen — eine neue Bestellung erstellen.

Unter der Symbolleiste befindet sich die Bestellungstabelle. Jede Zeile ist eine Bestellung. Ein Klick irgendwo auf die Zeile (außer auf die Aktionssymbole) öffnet das Bestell-Panel im Bearbeitungsmodus.

Am unteren Rand der Seite befindet sich die Paginierung mit einem Zähler Zeige X bis Y von Z Ergebnissen.

Suchen und Sortieren

Suche

Geben Sie etwas in das Suchfeld oben links ein. Die Anfrage wird abgeglichen gegen:

Name (der Bestell-/Kundenname)
Bestellnummer (ref_no)
E-Mail
Telefon
Firma
Externe ID
Quelle

Die Suche ist nicht case-sensitiv und verwendet enthält-Übereinstimmung. Die Liste aktualisiert sich etwa 300 ms nach Tippstopp, und die Anfrage wird in der URL widergespiegelt, sodass eine gefilterte Ansicht als Lesezeichen gespeichert oder geteilt werden kann.

Sortierung

Klicken Sie auf eine beliebige sortierbare Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren. Das Pfeilsymbol zeigt die aktuelle Richtung; ein erneuter Klick auf dieselbe Überschrift wechselt aufsteigend ↔ absteigend.

Sortierbare Spalten: Bestellnr., Bestelldatum, Externe ID, Quelle, Gesamtwert, Lieferdatum. Andere Spalten (Name, Firma, E-Mail, Telefon, Aktionen) sind nicht sortierbar.

Die Standardsortierung ist zuletzt erstellt zuerst.

Spaltensichtbarkeit und -reihenfolge

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der Symbolleiste, um das Spalten-Popover zu öffnen. Sie können:

Eine Spalte ausblenden — klicken Sie auf deren Zeile, um die Sichtbarkeit umzuschalten. Ausgeblendete Spalten verschwinden sofort aus der Tabelle.
Spalten neu anordnen — ziehen Sie den Griff links neben jeder Zeile.
Zurücksetzen — das Standardlayout wiederherstellen.

Einige Spalten sind immer sichtbar (Name, Aktionen) und können nicht ausgeblendet werden — sie sind im Popover ausgegraut.

Verfügbare Spalten:

Bestellnr.
Kundenname (immer sichtbar)
Firma
E-Mail
Telefon
Bestelldatum
Externe ID
Quelle
Gesamtwert (in Währung formatiert)
Lieferdatum
Aktionen (immer sichtbar)

Sichtbarkeit und Reihenfolge werden pro Browser gespeichert — jeder Benutzer kann sein eigenes Layout unabhängig gestalten.

Neue Bestellung hinzufügen

Klicken Sie auf Bestellung hinzufügen oben rechts. Das Bestell-Panel öffnet sich im Erstellungsmodus auf der Registerkarte Allgemein.

Mindestens müssen Sie einen Kundennamen angeben. Alles andere ist optional:

Bestellnummer (ref_no) — Ihre Referenz für diese Bestellung. Häufig automatisch generiert für neue Bestellungen.
Kundenname, E-Mail, Telefon, Firma
Land, Rechnungsadresse, Lieferadresse
Bestelldatum, Lieferdatum
Externe ID und Quelle — verwendet, um diese Bestellung mit einem vorgelagerten System zu verknüpfen. Am nützlichsten, wenn Integrationen Bestellungen automatisch erstellen.
Gesamtwert — der monetäre Gesamtbetrag der Bestellung.
Verknüpftes Angebot (optional) — ein bestehendes Angebot mit dieser Bestellung verknüpfen (siehe Angebot verknüpfen).

Klicken Sie auf Speichern, um die Bestellung zu erstellen. Das Panel wechselt in den Bearbeitungsmodus und die Registerkarten Kontakte und Aufträge werden verfügbar.

Bestellung bearbeiten — das Bestell-Panel

Klicken Sie auf eine beliebige Zeile in der Tabelle, um das Bestell-Panel im Bearbeitungsmodus zu öffnen. Das Panel hat drei Registerkarten:

Registerkarte Allgemein

Das vollständige Bestellformular — jedes Feld, das unter Neue Bestellung hinzufügen aufgelistet ist, befindet sich hier. Aktualisieren Sie, was Sie brauchen, und klicken Sie auf Speichern. Der Kopfbereich zeigt auch die Zeitstempel Erstellt am und Aktualisiert am der Bestellung zur Referenz.

Wenn die Bestellung über ein Tracking-Token verfügt (jede Bestellung erhält automatisch eins), ist im Panel-Kopfbereich ein Kundenportal-Link verfügbar, sodass Sie eine teilbare URL kopieren können, die Sie dem Kunden geben.

Registerkarte Kontakte

Eine Liste zusätzlicher Personen, die mit dieser Bestellung verknüpft sind — nützlich, wenn eine Bestellung mehrere Beteiligte hat (z. B. Hauptkontakt, Rechnungsstellenkontakt, Projektmanager). Für jeden Kontakt können Sie erfassen:

Vorname
Nachname
E-Mail
Telefon

Verwenden Sie Kontakt hinzufügen, um einen zu erstellen, das Bleistift-Symbol zum Bearbeiten und das Papierkorb-Symbol zum Löschen (mit Bestätigung). Der Registerkartentitel zeigt die Anzahl der Kontakte auf einen Blick.

Registerkarte Aufträge

Eine schreibgeschützte Liste jedes Auftrags (Produkts), der dieser Bestellung zugeordnet ist, mit jeweils:

Ref-Nr.
Name
Menge
Lieferdatum

Klicken Sie auf einen Auftrag, um zu seinem vollständigen Datensatz auf der Aufträge-Seite zu springen. Diese Registerkarte ist der einfachste Weg, „alles zu sehen, was für diese Bestellung gefertigt werden muss”, ohne den Bestellkontext zu verlassen.

Der Registerkartentitel zeigt die Anzahl der Aufträge.

Zeilenaktionen

Jede Bestellzeile hat eine Gruppe von Symbol-Schaltflächen in der Spalte Aktionen rechts.

Kundenportal-Link

Das Symbol für externen Link erscheint, wenn die Bestellung über ein Tracking-Token verfügt (jede Bestellung erhält bei der Erstellung eines). Ein Klick darauf öffnet das Kundenportal in einem neuen Tab — eine öffentliche, schreibgeschützte Seite, über die der Kunde den Fortschritt seiner Bestellung durch Ihre Werkstatt verfolgen kann. Die Seite zeigt:

Logo und Firmeninformationen oben
Die Liste der Aufträge in der Bestellung
Für jeden Auftrag einen schrittweisen Fortschrittsindikator über Ihre Abteilungen (abgeschlossen / in Bearbeitung / ausstehend / nicht zutreffend)
Das Lieferdatum der Bestellung und andere relevante Felder
Optional einen URL-Parameter ?theme=dark für ein dunkles Theme

Das Portal aktualisiert sich alle zwei Minuten automatisch, sodass der Kunde den aktuellen Status sieht, ohne neu zu laden.

Sie können die Portal-URL in E-Mails, kundenorientierte Dashboards oder Rechnungen einfügen, um Kunden eine Self-Service-Ansicht des Status ihrer Bestellung zu geben.

In Produktion anzeigen

Das Folder-Kanban-Symbol öffnet die Produktion-Seite in einem neuen Tab, vorgefiltert auf die Referenznummer dieser Bestellung — praktisch, um schnell von „der Kunde möchte ein Update” zu „was passiert tatsächlich in der Werkstatt für ihn” zu springen.

Etiketten drucken

Das Drucker-Symbol öffnet den Etiketten drucken-Dialog für diese Bestellung. Der Dialog listet jeden Auftrag in der Bestellung mit einer Eingabe Kopien daneben — vorausgefüllt mit der Menge des Auftrags. Passen Sie die Kopienanzahl an (0 bis 500 pro Auftrag) und klicken Sie auf Etiketten drucken, um ein mehrseitiges Barcode-Etiketten-PDF in einem neuen Tab zu erzeugen.

Häufige Verwendungen:

Drucken Sie genau ein Etikett pro physischem Stück (Standardverhalten).
Drucken Sie ein Hauptetikett pro Auftrag (Kopien auf 1 setzen).
Überspringen Sie Aufträge, die bereits etikettiert sind (Kopien auf 0 setzen).

Der Etiketteninhalt und das Layout werden in App-Einstellungen → Etikett konfiguriert.

Bearbeiten

Das Bleistift-Symbol (oder ein Klick an einer anderen Stelle in der Zeile) öffnet das Bestell-Panel im Bearbeitungsmodus.

Bestellquellen

Jede Bestellung hat eine Quelle, die angibt, wie sie ins System gekommen ist. Es gibt zwei Arten:

Systemquellen

In das Produkt integriert:

Manuell — von einem Benutzer über die Schaltfläche Bestellung hinzufügen erstellt.
WooCommerce
Shopify
PrestaShop
Magento
OpenCart
CSV — aus einer Tabellenkalkulation importiert (über den Importer der Aufträge-Seite).
API — durch einen Aufruf an die öffentliche API erstellt.

Systemquellen haben vorhersehbare Schlüssel (manual, shopify, api, …) — dies sind die Werte, die Sie im Quellenfilter bei Webhooks, im CSV-Importer und an ähnlichen Stellen sehen.

Benutzerdefinierte Quellen

Definiert in App-Einstellungen → Bestellquellen, mit eigenem Namen, Schlüssel, Farbe und Reihenfolge. Nützlich, wenn Sie andere Eingangskanäle haben (Telefonbestellungen, Marktplatz-Integrationen, ein benutzerdefiniertes System, …) und möchten, dass sie in Berichten und Filtern unterscheidbar erscheinen.

Die Quelle wird in der Spalte Quelle auf der Bestellungen-Seite angezeigt und auch verwendet, um Webhooks einzugrenzen (siehe Webhooks) — Sie können zum Beispiel einen Slack-Alarm einrichten, der nur für Bestellungen aus der Quelle Shopify ausgelöst wird.

Angebot mit einer Bestellung verknüpfen

Wenn Ihr Board das Angebote-Modul enthält, hat die Registerkarte Allgemein ein Feld Verknüpftes Angebot. Geben Sie mindestens zwei Zeichen in die Suche ein, um aus bestehenden Angeboten zu wählen.

Bei Verknüpfung:

Werden Angebot und Bestellung eins-zu-eins verbunden.
Erbt die Bestellung etwas Kontext (Betreff, Kundeninfo, Gesamtsumme) vom Angebot.
Können Sie von der Bestellung zurück zum Angebot navigieren.

Jedes Angebot kann mit höchstens einer Bestellung verknüpft werden — wenn ein Angebot bereits anderweitig verknüpft ist, erscheint es nicht in den Suchergebnissen.

Zum Aufheben der Verknüpfung leeren Sie das Feld und speichern.

Bestellung löschen

Öffnen Sie die Bestellung im Bestell-Panel und klicken Sie dann in der Fußzeile auf Löschen. Ein Bestätigungsdialog warnt Sie, dass auch alle Kontakte gelöscht werden.

Was beim Löschen kaskadiert wird und was nicht:

Gelöscht: die Bestellung selbst, alle ihre Kontakte, das öffentliche Tracking-Token.
Nicht gelöscht: Aufträge, die dieser Bestellung zugeordnet waren. Diese werden zu „verwaisten” Aufträgen (ohne übergeordnete Bestellung), aber ihre Produktionsdaten, Zeitprotokolle, Zeichnungen usw. bleiben intakt.

Das Löschen ist dauerhaft — es gibt keinen Papierkorb. Wenn Sie nur eine abgeschlossene Bestellung ausblenden möchten, ziehen Sie stattdessen das Archivieren auf Auftragsebene in Betracht.

Wie Bestellungen mit Aufträgen und Produktion zusammenhängen

Es hilft, das Datenmodell im Hinterkopf zu behalten:

Bestellung ─┬─ Auftrag 1 ─── Arbeitsplatz-Schritte, Protokolle, Zeichnungen, Zeiterfassung
            ├─ Auftrag 2 ─── …
            └─ Auftrag N ─── …

Bestellung = eine Kundenbestellung (diese Seite)
Auftrag = ein Produkt/Artikel, der gefertigt wird (Aufträge)
Arbeitsplatz-Schritte unter jedem Auftrag = der Werkstatt-Workflow (Produktion)

Wenn Sie also eine einzelne Bestellung für 3 Stühle und 2 Tische haben:

1 Zeile auf der Seite Bestellungen (die Bestellung).
5 Zeilen auf der Seite Aufträge (eine pro Produktlinie — typischerweise nach SKU in 2 oder 5 Aufträge gruppiert, je nachdem, wie Sie es modellieren).
Jeder Auftrag erscheint als Karten über mehrere Arbeitsplatz-Spalten auf dem Produktion-Kanban.

Dieselbe Kombination aus externer ID und Quelle ist es, die Importen und Integrationen ermöglicht, Aufträge an bestehende Bestellungen anzuhängen, anstatt Duplikate zu erstellen — siehe den CSV-Importabschnitt in Aufträge.

Bestellungen-Seite anpassen

Einiges, was die Bestellungen-Seite anzeigt, wird an anderer Stelle konfiguriert:

Möchten Sie ändern…	Gehen Sie zu…
Verfügbare Bestellquellen (benutzerdefinierte Quellen, Farben, Reihenfolge)	App-Einstellungen → Bestellquellen
Währung für die Formatierung des Gesamtwerts	App-Einstellungen → Allgemein
Etiketten-Layout (für Etiketten drucken)	App-Einstellungen → Etikett
Firmeninformationen im Kundenportal (Logo, Name, Kontakt)	App-Einstellungen → Allgemein
Benachrichtigungen & Webhooks zu Bestellereignissen	App-Einstellungen → Webhooks (Dokumentation)
„Bestellungen” in der Seitenleiste umbenennen	App-Einstellungen → Namensgebung

Änderungen werden sofort auf der Bestellungen-Seite wirksam — keine Aktualisierung nötig.

Tipps und bewährte Verfahren

Nutzen Sie die Suche umfassend. Da sie Name, E-Mail, Telefon, Firma, externe ID und Quelle abdeckt, können Sie eine Bestellung anhand fast jeder Information finden, die der Kunde Ihnen gibt.
Füllen Sie immer Bestelldatum und Lieferdatum aus — sie steuern Sortierung, Datumsfilter des Produktion-Boards und die Anzeige im Kundenportal.
Setzen Sie das Paar Externe ID + Quelle beim Importieren oder Integrieren. Dieses Paar ist der Schlüssel, mit dem das System Duplikate bei nachfolgenden Importen erkennt.
Geben Sie Kunden den Kundenportal-Link, anstatt Anfragen wie „Wo bleibt meine Bestellung?” zu beantworten. Er aktualisiert sich automatisch und spiegelt den Live-Produktionsstatus.
Verwenden Sie In Produktion anzeigen als Ein-Klick-Antwort, wenn ein Kunde wegen seiner Bestellung anruft — Sie kommen direkt von der Bestellzeile zum Kanban, gefiltert nach seiner Referenz.
Drucken Sie Etiketten in Bulk pro Bestellung statt pro Auftrag — der Dialog Etiketten drucken erlaubt Ihnen, pro Zeile die Kopienanzahl an einer Stelle festzulegen.
Kombinieren Sie mit Webhooks, um Ereignisse auf Bestellebene an Slack, Teams, ein ERP oder Ihre eigene Automatisierung weiterzuleiten — siehe Webhooks.
Passen Sie die Spalten an Ihre Rolle an. Ein Vertriebsmitarbeiter behält vielleicht E-Mail/Telefon/Firma sichtbar; ein Planer bevorzugt eher Bestelldatum/Lieferdatum/Gesamtwert.